“Evviva, un’altra riunione!” …nessuno lo hai mai detto. O quasi.

I primi tempi, in realtà, quando hai iniziato a lavorare le riunioni erano un po’ un diversivo, come quando a scuola ti portavano nell’aula con il televisore o il proiettore per vedere un filmato o una presentazione. In quelle riunioni ascoltavi un po’, dicevi la tua, non si decideva nulla e ognuno tornava alla propria scrivania a fare il proprio lavoro.

Poi hai iniziato a dover presentare delle idee in riunione e hai capito che era necessario stimolare i nuovi te a una maggiore attenzione perché la riuscita del tuo lavoro passava anche da quanto veniva recepito e messo in pratica.

Infine, se hai fatto bene i compiti, le riunioni hai dovuto indirle. Ti sei domandato se fosse necessario riunirsi, se non bastasse una mail o una telefonata. Qualche collega un po’ invidioso ha criticato il numero di riunioni fatte, o troppe o troppo poche. E tu hai reagito variando il numero ma non l’effetto che, di volta in volta, sembrava meno potente.

Panico: ora le riunioni si sono spostate su Zoom e dopo 5 minuti le telecamere iniziano a spegnersi, i microfoni a mutarsi o viceversa c’è aggressività su qualsiasi tema. Sembra la chat del videogioco che fa tuo figlio sulla Play: il gioco è lo stesso, le intenzioni, le skill e l’apporto sono moooolto differenti.

C’è bisogno di una idea per rendere più accattivanti queste riunioni. Come? Parti con 3 punti essenziali:

Il primo: rendi chiaro l’oggetto della riunione, il punto o i punti del giorno. Non convocare una riunione senza anticipare il tema o introducendolo vagamente con un “poi vi dirò meglio direttamente in riunione”. Anche se pensi di fare un meeting breve per informare ed aggiornare tutti, non è sufficiente. Bisogna dare la possibilità alle persone di prepararsi e contribuire attivamente alla discussione. Inoltre, molto spesso, la chiarezza circa il motivo della riunione è fondamentale soprattutto per te.

Il secondo: una volta stabilito l’argomento (o gli argomenti) chiedi alle persone chiave o a tutti i partecipanti di produrre un contenuto relativo alla riunione, un giorno prima della riunione stessa. Questo ovviamente non si può fare per le riunioni di emergenza – e chiedere alle persone di “presentarsi in riunione” con almeno uno straccio di idea ancor meno – ma risulterà molto utile per tutte quelle riunioni a lunga scadenza.

Il terzo: non cercare di accontentare tutti. I partecipanti hanno spesso priorità e punti di vista contrastanti e non c’è modo di accontentare ognuno. Se hai messo in pratica in modo pratico ed efficace i primi due punti, ora avrai la possibilità di gestire in modo semplice ed efficace la riunione. L’argomento era chiaro, hai chiesto di produrre delle idee: chi non ha rispettato questi due punti è fuori dalla discussione, dai spazio alle idee che ritieni più interessanti e convoglia l’entusiasmo e le energie positive in un risultato utile.

In che modo gestirai la tua prossima riunione per renderla efficace?