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produttività Archives - Claudio Belotti

3 semplici strategie per fare di più in meno tempo

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Mediamente oggi le persone hanno un carico di lavoro giornaliero del 110%. Questo significa che anche sforzandosi al massimo, a fine giornata, resterà sempre qualcosa ancora da fare che dovrà essere eliminata o rinviata ai giorni successivi. Il fatto che 110% sia una media, come per la statistica del pollo di Trilussa, se la media dice 110% significa che alcune persone vanno ben oltre questa quantità di lavoro (e altri ovviamente fanno molto meno).

Quelli che fanno molto meno, comunque, non è detto che siano in grado di gestirlo. Questo post infatti si rivolge tanto agli stakanovisti quanto alle persone che hanno bisogno di un metodo per poter fare di più. Se i primi infatti sicuramente hanno già imparato a dare la priorità, a pianificare, a delegare, a concentrarsi e meditare, per tutti resta il consiglio sempre valido: bisogna aumentare l’efficacia delle proprie azioni in modo da poter dedicare meno tempo e fare ugualmente un buon lavoro.

Ogni persona e ogni situazione richiedono strategie personalizzate. Il bello di conoscere e praticare la PNL – la Programmazione Neuro-Linguistica – è che puoi imparare a conoscerti, a comprendere come funzionare al meglio e ottenere di più nel modo più sostenibile. Quando frequenti il “Basi di PNLti insegno come conoscere meglio fin da subito il modo in cui ad esempio raccogli le informazioni e le immagazzini nella mente. Nel frattempo, ti propongo 3 semplici strategie per trovare la tua efficacia. Puoi utilizzarne anche solo una per migliorare fin da subito:

  1. Stabilisci quanto tempo vuoi dedicare
    Per fare un buon lavoro in meno tempo è fondamentale stabilire in anticipo quanto tempo dedicare a un compito. Anche se non hai idea del carico di lavoro. Stabilisci un tempo per le varie fasi, anche in relazione al resto delle attività che hai da svolgere. Questo ovviamente non garantisce che finirai il lavoro nel tempo previsto. Sicuramente ti può aiutare a prendere consapevolezza del tuo ritmo di lavoro e migliorare. Un buon obiettivo in PNL [LINK BASI] è – tra le altre cose – sempre misurabile.

  2. Stabilisci quali sono le aspettative
    Le tue e quelle delle altre persone coinvolte. Quando assumi un incarico nuovo è bene ascoltare tutte le persone coinvolte per comprendere quali sono le aspettative rispetto alla tua gestione. Quali sono gli aspetti più importanti del tuo lavoro? In cosa puoi fare la differenza? A volte si pensa che sia necessario fare tutto mentre le persone hanno già un grado di autonomia tale che basta solo un indirizzo iniziale e un controllo finale. Se conosci lo stadio di evoluzione della tua azienda e del settore in cui lavori – te lo racconto nel mio libro “Gli Stadi del Successo” Roi Edizioni
     – puoi fare questo in maniera ancora più precisa.

  3. Crea un modello e riutilizza i materiali
    Quando si tratta di email, comunicazioni, presentazioni o proposte simili è lecito utilizzare un modello. Anche nel Coaching accade questo. Fai attenzione: io sono contrario ai protocolli, perché non esiste una formula magica che si applica a tutti, sempre. Allo stesso tempo non si può ripartire sempre da zero. Questo significa avere un metodo e di volta in volta utilizzare gli strumenti più giusti. Proprio per questo, a fianco al modello puoi sviluppare per esempio una lista di controllo. Questo è molto utile per attività ripetitive come report a scadenza fissa, presentazioni di un determinato prodotto o ordini del giorno delle riunioni.

3 strategie pratiche per aumentare la produttività

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Fare di più in meno tempo. Tutti vorremmo fosse possibile. E in effetti lo è. Basta solo sapere come fare, in modo semplice. La verità è che molti consigli per te non funzionano, vero? Ci sono tanti motivi per i quali ciò accade. Il primo di questi motivi è che ciascuno è differente, ha una propria personalità, delle priorità, dei valori e delle convinzioni personali uniche. Quindi, qual è la soluzione? Continuare a cercare. La soluzione migliore prima o poi arriva, solo se agisci per trovarla.

Servono entusiasmo e motivazione, certamente. E servono anche tanta costanza e i consigli giusti. Tenersi informati e aggiornati è molto utile come lo è leggere tanto o ascoltare podcast o audiolibri: più hai la capacità di spaziare, di apprendere soluzioni da ambiti differenti, più risorse hai a tua disposizione da applicare nella tua vita. Già, per trovare le soluzioni migliori bisogna imparare tanto. E sperimentare. Sei pronto a mettere in pratica 3 strategie pratiche per aumentare la produttività? Vediamole insieme:

Pianifica. Lo so, questo per molti può essere ostico. Chi predilige la tattica alla strategia ha difficoltà a pianificare il proprio lavoro in modo sistematico. Questo però è un aspetto fondamentale: trova il modo. Pianifica in modo semplice, una pianificazione light, se preferisci. A volte basta veramente poco: una breve scaletta di cose da fare, una checklist sugli argomenti da affrontare. Persino una domanda in più quando si inizia un lavoro, può aiutare a pianificare meglio. Guarda le cose in prospettiva, da dove ti trovi a dove vuoi arrivare.

Riutilizza. Qui serve eleganza, innanzitutto. Il riutilizzo è ciò che fa costantemente la nostra mente: riprende concetti e declina convinzioni. Puoi farlo anche tu con gli strumenti che utilizzi per lavorare: dove puoi, copia, incolla e modifica. Vale per le e-mail, per le presentazioni, in uno speech o per proposte commerciali in cui comunichi qualcosa di molto simile. Fare questo abbrevia i tempi, farlo con eleganza significa scegliere di curare comunque i dettagli, personalizzando la struttura, calibrando il contenuto sull’interlocutore.

Delimita. Questa operazione è possibile solo se hai pianificato, quindi in caso di dubbi, torna sempre al punto uno. Quando realizzi una pianificazione del lavoro, puoi influire in modo sostanziale sulla durata delle fasi del lavoro, stabilendo un tempo limite. Grazie alla pianificazione sai quali parti servono per il lavoro e quanto sono importanti. Un esempio: devi presentare un progetto. È una bozza di progetto o un progetto finito? Servono solide basi argomentative o sei già d’accordo sui presupposti? Lo presenti in forma orale o in forma scritta? A seconda delle risposte, sai già che dovrai dedicare più o meno tempo a ciascuna delle fasi di preparazione, realizzazione e presentazione del progetto.