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gestire tempo Archives - Claudio Belotti

3 semplici strategie per fare di più in meno tempo

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Mediamente oggi le persone hanno un carico di lavoro giornaliero del 110%. Questo significa che anche sforzandosi al massimo, a fine giornata, resterà sempre qualcosa ancora da fare che dovrà essere eliminata o rinviata ai giorni successivi. Il fatto che 110% sia una media, come per la statistica del pollo di Trilussa, se la media dice 110% significa che alcune persone vanno ben oltre questa quantità di lavoro (e altri ovviamente fanno molto meno).

Quelli che fanno molto meno, comunque, non è detto che siano in grado di gestirlo. Questo post infatti si rivolge tanto agli stakanovisti quanto alle persone che hanno bisogno di un metodo per poter fare di più. Se i primi infatti sicuramente hanno già imparato a dare la priorità, a pianificare, a delegare, a concentrarsi e meditare, per tutti resta il consiglio sempre valido: bisogna aumentare l’efficacia delle proprie azioni in modo da poter dedicare meno tempo e fare ugualmente un buon lavoro.

Ogni persona e ogni situazione richiedono strategie personalizzate. Il bello di conoscere e praticare la PNL – la Programmazione Neuro-Linguistica – è che puoi imparare a conoscerti, a comprendere come funzionare al meglio e ottenere di più nel modo più sostenibile. Quando frequenti il “Basi di PNLti insegno come conoscere meglio fin da subito il modo in cui ad esempio raccogli le informazioni e le immagazzini nella mente. Nel frattempo, ti propongo 3 semplici strategie per trovare la tua efficacia. Puoi utilizzarne anche solo una per migliorare fin da subito:

  1. Stabilisci quanto tempo vuoi dedicare
    Per fare un buon lavoro in meno tempo è fondamentale stabilire in anticipo quanto tempo dedicare a un compito. Anche se non hai idea del carico di lavoro. Stabilisci un tempo per le varie fasi, anche in relazione al resto delle attività che hai da svolgere. Questo ovviamente non garantisce che finirai il lavoro nel tempo previsto. Sicuramente ti può aiutare a prendere consapevolezza del tuo ritmo di lavoro e migliorare. Un buon obiettivo in PNL [LINK BASI] è – tra le altre cose – sempre misurabile.

  2. Stabilisci quali sono le aspettative
    Le tue e quelle delle altre persone coinvolte. Quando assumi un incarico nuovo è bene ascoltare tutte le persone coinvolte per comprendere quali sono le aspettative rispetto alla tua gestione. Quali sono gli aspetti più importanti del tuo lavoro? In cosa puoi fare la differenza? A volte si pensa che sia necessario fare tutto mentre le persone hanno già un grado di autonomia tale che basta solo un indirizzo iniziale e un controllo finale. Se conosci lo stadio di evoluzione della tua azienda e del settore in cui lavori – te lo racconto nel mio libro “Gli Stadi del Successo” Roi Edizioni
     – puoi fare questo in maniera ancora più precisa.

  3. Crea un modello e riutilizza i materiali
    Quando si tratta di email, comunicazioni, presentazioni o proposte simili è lecito utilizzare un modello. Anche nel Coaching accade questo. Fai attenzione: io sono contrario ai protocolli, perché non esiste una formula magica che si applica a tutti, sempre. Allo stesso tempo non si può ripartire sempre da zero. Questo significa avere un metodo e di volta in volta utilizzare gli strumenti più giusti. Proprio per questo, a fianco al modello puoi sviluppare per esempio una lista di controllo. Questo è molto utile per attività ripetitive come report a scadenza fissa, presentazioni di un determinato prodotto o ordini del giorno delle riunioni.

Tempo e denaro devono collaborare per renderci felici

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Il mondo occidentale è impostato in modo tale da rendere l’ossessione per il denaro l’approccio più comune e accettato alla vita adulta. Siamo circondati fin da piccoli da messaggi che ci spingono verso una vita nella quale il denaro è un fine e non un mezzo. E in questa sottilissima differenza si sviluppa spesso tanta sofferenza. Molte persone infatti mettono al primo posto il denaro e vivono una vita talvolta infelice senza sapere neanche la ragione. 

La vita in occidente ha un costo abbastanza alto – il costo delle case, dell’istruzione, dell’assistenza sanitaria – ed è cresciuto insieme ai servizi che è possibile ricevere in ogni ambito. Allo stesso tempo i redditi da lavoro dipendente non sono cresciuti altrettanto, lasciando ampi spazi di crescita per chi sviluppa una mentalità imprenditoriale e allo stesso tempo creando prospettive poco piacevoli per chi non si preoccupa di sviluppare la stessa mentalità. Quindi le preoccupazioni sulle finanze potrebbero sembrare inevitabili. Per questa ragione, per molte persone, più soldi significano meno stress e più gioia.

Ma questa equivalenza è davvero valida? Pensiamo che dovremmo lavorare sodo per essere in grado di comprarci sicurezza e lussi, e che questo ci renderà persone felici. Ma molte ricerche hanno ormai dimostrano con molte certezze che saremmo più felici se avessimo meno soldi ma più tempo. O meglio, se spendessimo i nostri soldi per “acquistare” tempo. Ma anche in questo caso, il tempo come il denaro non è un fine. E’ un mezzo: il tempo e il denaro devono collaborare per acquistare esperienze.

La ricetta della soddisfazione infatti non esclude il denaro e non mette al centro solo il tempo: è l’unione delle due cose che porta il risultato migliore. Un po’ di soldi e un po’ di tempo per vivere la vita che desideri, la vita come TU la vuoi.

Per farlo hai a disposizione diverse opzioni:

  1. Pianifica il tuo tempo libero: non nel senso di programmare attività nel tempo libero ma programmare di avere tempo libero. Se ignori che puoi avere del tempo libero, tendi a escluderlo. E più passa il tempo senza che tu abbia del tempo libero, più ti sembrerà difficile averlo. Trovare il tempo per il tempo libero, è l’unico modo per farlo.

  2. Goditi i piaceri della vita: buoni amici, buon cibo, buon vino. Questi sono i piaceri della vita e anche una piccola ricetta della felicità. Crea queste occasioni, creale spesso. E ti sembrerà che il tempo della tua vita si sia improvvisamente moltiplicato.

  3. Dona il tuo tempo agli altri: può sembrare controintuitivo. In realtà il meccanismo è molto simile a quello precedente. Quando fai qualcosa per le altre persone (e con loro) vedi il tuo tempo moltiplicarsi in tante esperienze rilevanti. Il bello del donare il tempo è che lo fa tornare indietro moltiplicato in preziosi ricordi di vita.
Guadagna tempo, gestendo in modo più smart le tue email

Guadagna tempo, gestendo in modo più smart le tue email

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Ti capita spesso di lamentarti della schiavitù creata dalle apparecchiature elettroniche? Io penso che semplicemente attraverso un uso più efficace delle stesse si possono ottenere grandi risultati di produttività e avere in cambio del tempo da investire in altre attività. Non dimenticare, tra le altre cose, che l’aggettivo smart nella parola smartphone dovrebbe riguardare più come si utilizza il proprio telefono e meno che quello che fa.

Per migliorare la qualità della propria vita a volte basta davvero poco e in molti casi si tratta di piccoli accorgimenti, piccoli trucchi o scorciatoie che possono renderti meno dipendente dalla tecnologia e anzi, rimetterla al tuo servizio. Un esempio lampante è la gestione della posta elettronica: in molti casi diventa un vero e proprio lavoro.

I miei consigli

C’è qualche soluzione che possiamo adottare per farci prendere meno tempo da questa attività, vediamo insieme quale:

 

  1. Imposta un intervallo di aggiornamento. Molto spesso le caselle di posta elettronica degli smartphone sono impostate per mostrare le notifiche di ricezione delle email appena arrivano. Per le caselle di posta elettronica personale potresti impostare lo scarico e la notifica dei nuovi messaggi una volta all’ora e dedicare un momento specifico al controllo delle email. Risparmi tempo e hai meno distrazioni.

 

  1. Non procrastinare. Quando ricevi una mail decidi subito cosa farne: rispondi, archivia o cancella. Se hai impostato la ricezione della posta elettronica una volta all’ora puoi utilizzare la ricezione della mail per staccare un attimo dall’attività lavorativa e dedicare attenzione ai messaggi e fare subito ciò che devi con il messaggio che hai ricevuto.

 

  1. Controlla ciò che ricevi. Una volta ogni due o tre mesi, dedica del tempo a controllare le email che ricevi ciclicamente. Newsletter, informative o promozionali, offrono tutte la possibilità di cancellare – nella maggior parte dei casi anche molto facilmente – la propria iscrizione. Se negli ultimi tre mesi hai cancellato senza leggere molte newsletter, forse puoi risparmiare quel tempo scegliendo di non riceverle più.