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gestione del tempo Archives - Claudio Belotti

Gestire in modo più efficace le priorità di lavoro

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Quante volte ti sarà capitato di prendere più lavoro di quanto ne potessi umanamente gestire? Preparati al ritorno in ufficio a settembre in modo da gestire meglio il tuo carico di lavoro! È necessario sviluppare i giusti anticorpi per difendersi dalle continue richieste e fare in modo di renderle gestibili.

Per fare questo è necessario imparare a gestire tanto le richieste insistenti o pressanti del proprio capo quanto gli ordini dei clienti, le loro necessità e le promesse fatte al momento di definizione del contratto. La gestione del tempo e del carico di lavoro passa sempre da una efficace gestione di sé.

Per questa ragione è necessario, quando si riceve la richiesta di prendere in carico ulteriore lavoro, porsi 3 domande chiave per stabilire se rispondere sì o no:

Quale risposta mi avvicina di più al mio scopo? Lo scopo è un faro, una guida quando hai bisogno di sapere la direzione in cui andare. A volte si decide di prendere un lavoro perché ci soddisfa economicamente ma ci allontana dal nostro scopo. Se questo avviene troppo di frequente il lavoro stesso inizia a diventare un peso.

Qual è il costo di ciascuna risposta? Questo è un modo molto pratico di affrontare la questione. Se rispondi sì quali carichi di lavoro avrai? Quali vantaggi? Quali nuove competenze o risorse? E se rispondi no? Quali problemi dovrai affrontare? A chi sta dicendo no? Quale esperienza stai evitando? Per quale ragione?

In che modo puoi trattare? A volte non è tutto sì o no. Quando ricevi la richiesta di svolgere un lavoro puoi pensare se in questa richiesta c’è un margine di trattativa. Se hai chiari i tuoi obiettivi (e il tuo scopo) puoi sempre proporre una alternativa. Il punto è offrire il supporto in un altro modo che non richieda di svolgere effettivamente molto più lavoro.

Lavora smart (veramente)

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Conosco persone generose e per questo mi sento molto fortunato. Sono miei collaboratori a volte, in altri casi lavorano in aziende straordinarie con le quali ho l’onore di collaborare e sono quel tipo di persona pronta a lanciare il cuore oltre l’ostacolo in qualunque momento. Sono quelle persone la cui generosità a volte finisce persino col danneggiarle. Pur di aiutare qualcun altro ritardano una consegna, si scordano di mangiare, di bere o di riposarsi.

Questo tipo di generosità è un tesoro prezioso per qualsiasi azienda. E proprio per questa ragione è necessario che l’imprenditore, il manager o il responsabile di questa persona la aiuti a mettere nella giusta prospettiva l’impiego del proprio tempo e delle proprie energie. Per sviluppare una cultura della sostenibilità è necessario fare in modo che tutti siano messi nelle condizioni di gestirsi al meglio.

Questo concetto è molto più vicino allo smart working di quanto non lo sia il lavoro da casa, che è solo un fare le stesse cose che si fanno in ufficio, a casa. Una cultura del lavoro smart significa innanzitutto trasferire una quota di responsabilità della gestione alla singola persona. Vediamo insieme quali possono essere alcune alternative da offrire a chi tende a fare troppo per potersi gestire meglio:

  1. Prendere tempo. Quando si è molto disponibili si ricevono più domande, richieste, pareri. Anche se questo può gratificare il bisogno di contributo di alcuni, a lungo andare questa pratica può avere deleteri sulla produttività del singolo. Prendere tempo quando si riceve una richiesta può essere utile per valutare meglio le alternative. E ci porta al secondo punto.
  2. Individuare la risorsa più adeguata. Quando si viene investiti di una richiesta o di un problema si tende ad agire per risolverlo in prima persona. Questo può essere un limite sia per sé stessi sia, ad esempio, per la crescita di altri. Delegare ad un collaboratore più giovane una parte di lavoro può aiutare a farlo crescere oppure coinvolgerlo per farsi aiutare favorisce attraverso un mentoring molto pratico il trasferimento di competenze.
  3. Indica la porta. Non nel senso di mettere alla porta chi chiede aiuto! Nel senso di mostrare qual è il filo da tirare per sciogliere la matassa, l’inizio del percorso di uscita dal labirinto. In questo modo chi viene con un problema torna a casa con un piano d’azione e ha la possibilità di crescere e risolvere la questione in autonomia e tornare con i necessari aggiornamenti e magari la soluzione in mano.

Rispondere sempre sì non rende più leader di quanto non lo faccia al contrario urlare ordini per i corridoi dell’azienda. La leadership passa sicuramente per la capacità di offrire risposte e soluzioni e allo stesso tempo il leader deve bastare a sé stesso, in qualche modo deve garantirsi le energie sufficienti per ottenere i risultati dei quali l’azienda ha bisogno. All’Extraordinary Talk affronteremo insieme a protagonisti del mondo aziendale italiano e internazionale questi nodi della leadership e potrai trovare nel loro esempio gli spunti necessari per crescere.

Un equilibrio fra vita e lavoro è (im)possibile!

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“Non cercare di piegare il cucchiaio, è impossibile. Cerca invece di fare l’unica cosa saggia: giungere alla verità! …e allora ti accorgerai che non è il cucchiaio a piegarsi ma sei tu stesso! La realtà che vivi è il riflesso del tuo mondo interiore, che tu voglia crederlo, accettarlo oppure no.” The Matrix

Non c’è un concetto che causi maggiore frustrazione dell’idea di raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata e poi vedersi costantemente cambiare i piani dalle mille variabili della vita. La ragione è semplice: è impossibile bilanciare vita privata e lavoro. Fai invece l’unica cosa saggia: ama ciò che fai in ogni momento.

Sulla carta infatti bilanciare lavoro e vita privata sembra facile proprio come un business plan spesso sembra funzionare a perfezione fino a quando non è il momento di mettersi davvero in gioco. La teoria e la pratica a quel punto prendono due strade diverse e tu devi stare sulla pratica, perché è quella alla quale devi rispondere, come imprenditore, professionista, dipendente e più di tutto come persona.

L’unico equilibrio possibile è un equilibrio dinamico. Uno squilibrio, quasi. Si possono sperimentare molte formule ma alla fine la questione si riduce a una sola domanda: tu ami il tuo lavoro e la tua vita? Amarli non significa avere tutto il tempo che si desidera per ciascuna. Amarli significa non avere mai abbastanza tempo perché anche tutto il tempo del mondo sarebbe poco. Amarli significa godere di ogni momento che si può dedicare a l’una o l’altra.

Il segreto in fondo è quello di non essere mai completamente soddisfatto. Non lasciare al lavoro troppo spazio che ti consuma i nervi e ti spossa e non lasciare troppo spazio alla vita privata che ti rende distante dalle attività sulle quali concentrarti sul lavoro. Se la tua vita privata ti assorbe troppo non rendi professionalmente. Se il tuo lavoro ti assorbe in maniera eccessiva non dai ciò che vorresti nel privato. L’idea quindi non è bilanciare: è scegliere.

Scegli cosa è importante: sul lavoro potrebbe essere un progetto al quale tieni particolarmente, la tua priorità, un nuovo libro, lo sviluppo di un prodotto. Nella vita privata potrebbe essere un concerto, una gita con la tua famiglia, una giornata al parco divertimenti con tuo figlio. Si tende troppo spesso a pensare alla quantità del tempo che si dedica a una attività, mentre è la qualità del tempo quella che crea i ricordi più belli: quando sei al 100% presente e vivi il momento.

Guardati dentro, cosa vuoi in questo momento? Se ce l’hai, tutto ok: continua così. Se non ce l’hai, cosa ti serve per averlo?

3 semplici attività per gestire meglio il tuo carico di lavoro

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Ogni tanto sul lavoro può capitare di avere dei momenti nei quali gli input si moltiplicano improvvisamente: mail a raffica, telefonate, messaggi, task da concludere. Se hai momenti nei quali ti sopraffatto dal tuo carico di lavoro, ho alcuni suggerimenti per te. Uno degli insegnamenti fondamentali della PNL è che cambiare il tuo comportamento è probabilmente il modo migliore e più veloce per cambiare le tue emozioni e i tuoi pensieri. Il viceversa è molto più difficile.

Se sei stanco, stressato e non riesci a trovare la concentrazione osserva il tuo respiro. Come è? Alto e corto? Un respiro che non riempie i polmoni e non espande la cassa toracica, un respiro breve. Prima di iniziare a mettere in pratica le attività che ti suggerisco tra poco, ti invito sempre a prendere consapevolezza della tua respirazione. Attraverso il respiro il corpo regola immediatamente la tensione muscolare. Con respiri lenti rilasci la tensione e inizi a concentrarti mentre la mente riprende la sua capacità di pianificazione. Cambi comportamento, cambiano le tue emozioni. Pronto? Iniziamo:

La prima attività che puoi svolgere per gestire meglio il tuo carico di lavoro è l’allenamento a un miglior dialogo interiore. Migliore è ciò che ti dici, migliore è la sensazione di calma e controllo. Un esempio pratico: “tra tutte le attività che ho da fare posso scegliere da quale iniziare e so che concentrandomi su di una cosa per volta otterrò un risultato migliore e se non riuscirò a finire tutto oggi, accetterò che ho fatto tutto ciò che era possibile”. Scegli tu quale frase ti fa sentire meglio, trova le frasi positive – cioè espresse in forma positiva – che possono farti sentire bene con te stesso e con quello che stai facendo.

La seconda attività riguarda le tue aspettative. Spesso capita che quando lavoriamo ci creiamo delle regole che finisco per crearci problemi. Un esempio classico: l’iperreattività. Conosco persone che vivono attaccate a una macchina. Non sono persone con un problema medico: nonostante ciò non si staccano mai dal proprio telefono. Le vedi rispondere a ciclo continuo a e-mail di lavoro, messaggi, senza sosta. Nella mente hanno una vocina che dice “rispondi subito o penseranno che lavori poco” oppure “rispondi presto per far vedere che sei sul pezzo”. Questa mentalità alimenta un ciclo di mail e comunicazioni fuori orario o senza orario. Con un tempo di risposta più rilassato potresti comunicare ad esempio che desideri rispetto per il tuo tempo. Prova a spezzare l’incantesimo.

La terza attività è la mia preferita da diversi anni ormai: prenditi del tempo libero quando ti serve, non aspettare un ipotetico “momento giusto”. Quando sei stanco e stressato, il momento giusto infatti è già trascorso. Questa è una di quelle scelte che ti migliorano la vita. Prendersi del tempo per sé significa scegliere di cambiare il proprio stato emotivo in meglio e allo stesso tempo ricaricare le energie. Segui le tue passioni, dedica del tempo a costruire qualcosa: svolgi un’attività che faccia accrescere quelle passioni, allo stesso tempo crescerai anche tu.