Come trarre il meglio dalle riunioni di lavoro

By 14 Febbraio 2019In evidenza

La riunione. La famigerata riunione è uno dei più frequenti incubi di manager e dipendenti. I motivi sono diversi (e tutti molto validi): le riunioni sono spesso o troppo lunghe o troppo corte, producono report o debriefing sconclusionati o all’opposto troppo dettagliati, sono quasi sempre presenti le persone sbagliate e ancor più di frequente le persone sbagliate sono proprio quelle che intervengono.

Le riunioni, mostrano le ricerche, sarebbero responsabili persino di un abbassamento del QI: quando le persone vengono collocate in piccoli gruppi e gli viene chiesto di risolvere dei problemi, in media il loro QI individuale mostra una flessione del 15%. Quindi? Le riunioni sono da abolire totalmente? No, dal momento che è possibile organizzarle in modo più efficace.

Vediamo insieme come.

  1. Fai tre semplici valutazioni preliminari, prima di convocare una riunione:
    1. È proprio necessaria in questa fase del lavoro/del progetto/della giornata?
    2. Aggiunge valore ai partecipanti e trasferisce informazioni chiave?
    3. Questa riunione genererà direttamente entrate, risparmi sui costi o un piano d’azione concreto?

      Se le risposte sono per lo più negative, allora significa che la riunione non è davvero necessaria ed è bene prenderne atto subito.

  2. Fai in modo che le persone invitate si sentano coinvolte. Concentrati sui dipendenti chiave per quella riunione per evitare un sovraccarico. Spesso, quando si convoca una riunione si cerca di includere il maggior di dipendenti e molti, chiaramente, non hanno bisogno di esserci. Soprattutto i più competenti o le persone di fiducia sono esposte a questo rischio. Ti suggerisco l’approccio opposto. Chi è il più prezioso collaboratore che sei più tentato di includere? Ora chiediti: è davvero necessario? Se sono sempre i soliti ad essere chiamati non c’è modo che possano tenere il passo con compiti più importanti. E allo stesso modo gli altri resteranno indietro e demotivati. Ecco perché il primo passo per coinvolgere le persone è escludere attentamente le persone non necessarie.
  3. Stabilisci delle chiare linee guida per la convocazione delle riunioni. L’esclusione fa male solo quando le persone si aspettano di essere incluse. Chi vuole ottenere il massimo dai membri del proprio team, deve reindirizzare i loro sforzi verso le attività più importanti e fare in modo che loro comprendano e apprezzino questa scelta. La comunicazione qui è fondamentale. Comunica con i membri del gruppo per assicurarti che ogni persona capisca perché non è stata convocata. Frasi come: “So che hai un lavoro molto importante nella tua agenda e vorrei tenerti lontano da questo imminente progetto in modo che tu possa concentrarti su quello che hai già. Cosa pensi?” Gestire anticipatamente le aspettative delle persone può evitare problemi futuri e dare riunioni più efficaci.

Gestire, programmare e, quando possibile, evitare le riunioni significa avere più persone che fanno un uso migliore del proprio tempo, te compreso, e ogni collaboratore affronta progetti in cui il contributo è davvero di valore.